Politica de confidențialitate XBeauty

1. Cine răspunde de date și cum ne contactezi

XBeauty este brandul comercial al ENGLISH COSMETICS SRL, CUI 52126703, Registrul Comerțului J2025049986009, cu sediul social în Str. Petre Ispirescu nr. 21, Bistrița, jud. Bistrița-Năsăud, România.

Pentru întrebări și exercitarea drepturilor privind datele personale: contact@xbeauty.ro sau corespondență la sediul social. Telefon/WhatsApp: 0740 950 000. Adresa este canalul de contact al operatorului; nu indică, în sine, desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO).

Ofertele, demonstrațiile și parteneriatele se solicită prin WhatsApp. Pentru solicitările privind datele personale poți folosi e-mailul sau poșta, fără obligația de a avea cont WhatsApp.

2. Ce date folosim și de unde provin

La accesarea paginilor sunt prelucrate date tehnice pentru livrarea și securitatea site-ului: adresa IP, momentul solicitării, pagina solicitată, informații despre browser/dispozitiv și, după caz, pagina de proveniență. Aceste prelucrări ale găzduirii sunt distincte de completarea unui mesaj comercial.

Când ne contactezi putem primi numele, telefonul, e-mailul, firma și funcția reprezentată, localitatea, aparatul sau proiectul de interes, mesajele și anexele pe care alegi să le trimiți. Folosim doar informațiile necesare pentru discuția respectivă.

Datele provin în principal direct de la tine. Dacă un coleg sau firma ta ne transmite datele tale de contact profesional, te informăm la primul contact și în termenele aplicabile prevăzute de GDPR.

Nu trimite date medicale ale clientelor salonului, copii de acte, parole sau coduri de autentificare într-o cerere comercială. Limităm accesul la informațiile sensibile primite fără necesitate și analizăm ștergerea lor. Site-ul se adresează profesioniștilor și antreprenorilor, nu este conceput pentru colectarea datelor copiilor.

3. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

Funcționarea și securitatea site-ului: interesul legitim de a livra paginile, de a depana erori și de a preveni abuzurile — art. 6 alin. (1) lit. f GDPR.

Oferte, demonstrații și parteneriate: demersuri precontractuale solicitate de persoana care ar urma să fie parte în contract — art. 6 alin. (1) lit. b. Pentru comunicarea cu reprezentanții unei societăți folosim interesul legitim de a analiza și gestiona relația profesională — art. 6 alin. (1) lit. f. Contractul unei firme nu transformă automat reprezentantul acesteia în parte la contract.

Corespondență generală și continuitatea discuției, inclusiv administrarea copiilor e-mail: interesul legitim de a răspunde și urmări solicitarea — art. 6 alin. (1) lit. f. Gestionarea drepturilor GDPR și obligațiile legale: art. 6 alin. (1) lit. c. Păstrarea documentelor strict necesare pentru apărarea unor drepturi sau litigii: art. 6 alin. (1) lit. f.

Dacă încheiem un contract, datele necesare sunt folosite pentru executarea lui și obligațiile legale aferente. Informațiile suplimentare necesare facturării, livrării sau service-ului se solicită în contextul respectiv. Simpla navigare sau acceptarea acestei politici nu reprezintă consimțământ general pentru marketing ori pentru transferuri internaționale.

4. Site-ul și infrastructura Netlify

Site-ul este livrat prin Netlify, inclusiv componentele Next.js necesare funcționării sale. Solicitările HTTP pot genera date tehnice și loguri de acces, funcționare și securitate în infrastructura furnizorului.

Formularul comercial nu stochează cererea într-un backend sau CRM al site-ului. Nu folosim această afirmație pentru a susține că găzduirea nu prelucrează adrese IP ori alte date tehnice.

5. Mesajele comerciale pe WhatsApp

Butoanele de ofertă, demonstrație și parteneriat deschid WhatsApp la 0740 950 000, cu un mesaj precompletat și, unde este cazul, aparatul selectat. Formularul redactează mesajul în browser; nu îl înregistrează într-o bază centrală de leaduri.

Când continui către WhatsApp, adresa linkului poate conține datele introduse. Mesajul către XBeauty este trimis ulterior de tine, din aplicație. Deschiderea linkului nu dovedește că am primit o cerere și nu reprezintă o vânzare. Linkul poate rămâne în istoricul browserului sau al aplicației; evită informațiile sensibile.

XBeauty folosește conversația pentru a răspunde solicitării tale. WhatsApp prelucrează datele proprii serviciului potrivit condițiilor și politicii sale pentru SEE, unde furnizorul este WhatsApp Ireland Limited. Nu prezentăm acest canal ca o integrare API, nu promitem că orice copie sau backup este criptat integral și nu presupunem că serviciul nu prelucrează metadate.

• WhatsApp — politica pentru SEE și transferurile internaționale

6. E-mailul prin ROMARG și copia din Gmail

Căsuța contact@xbeauty.ro este găzduită în contul ROMARG existent. Mesajele primite sunt redirecționate automat și în contul Gmail administrat de operator. Redirecționarea include corespondența cu date personale și solicitările GDPR. O copie rămâne în căsuța ROMARG.

Copiile sunt independente: ștergerea unui mesaj din ROMARG nu șterge automat copia din Gmail și invers. Analizăm cererile de ștergere și termenele de păstrare pentru ambele căsuțe și copiile pe care le controlăm, inclusiv mesajele trimise, arhivele și conversațiile relevante.

Google prelucrează și date potrivit propriei politici. Nu prezentăm contul Gmail existent drept Google Workspace și nu afirmăm că există un acord Google Workspace aplicabil acestuia. E-mailul nu înlocuiește WhatsApp ca traseu de solicitare a ofertelor.

• Google — politica de confidențialitate

7. Cui comunicăm datele

Datele sunt accesibile operatorului și persoanelor autorizate să gestioneze solicitarea, în măsura necesară. Furnizorii utilizați sunt ROMARG pentru e-mail și DNS, Netlify pentru găzduirea site-ului, Google/Gmail pentru copia corespondenței și WhatsApp pentru comunicarea comercială.

Furnizorii pot prelucra date în numele operatorului pentru serviciile tehnice și pot avea prelucrări proprii de cont, securitate sau obligații legale. Rolul se stabilește pentru operațiunea efectivă, nu prin etichetarea tuturor furnizorilor în același fel.

Putem comunica date strict necesare contabililor, consultanților juridici și autorităților, dacă situația și un temei legal o cer. Pentru livrare sau service, destinatarii relevanți sunt identificați în contextul contractului. Nu implementăm un CRM, liste cumpărate de contacte sau distribuirea mesajelor tale către rețele de publicitate.

8. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Google, WhatsApp și Netlify operează infrastructuri globale, iar utilizarea lor poate implica prelucrare sau acces din afara SEE, inclusiv din SUA. Nu afirmăm că toate datele rămân în România sau în Uniunea Europeană.

În documentația lor, Google și WhatsApp descriu deciziile de adecvare aplicabile destinatarilor acoperiți și utilizarea clauzelor contractuale standard pentru transferurile relevante. Netlify descrie garanțiile contractuale de transfer în DPA-ul inclus în condițiile sale. Mecanismul se raportează la furnizor, destinatar și operațiune; această informare nu susține că XBeauty a semnat un contract separat sau că orice transfer este automat acoperit de aceeași garanție.

Garanțiile și modalitățile de a solicita o copie sunt disponibile în documentele oficiale de mai jos. Ne poți contacta și la contact@xbeauty.ro pentru informații despre fluxul care te privește.

• Google — cadre juridice pentru transferul datelor și accesul la garanții
• WhatsApp — garanții pentru transferurile globale
• Netlify — DPA și clauze privind transferurile

9. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm termene distincte în funcție de scop. O interacțiune semnificativă este o discuție reală despre proiect sau un follow-up convenit; un mesaj automat ori promoțional nu repornește termenul.

Cereri comerciale fără contract: 12 luni de la ultima interacțiune semnificativă. Corespondență generală închisă: 24 de luni de la închiderea subiectului. Evidența minimă a soluționării cererilor GDPR: 3 ani de la închiderea cererii, limitată la datele și răspunsurile necesare demonstrării soluționării, nu întregul dosar sau anexele inutile.

Documentele contractuale se separă de mesajele fără contract și se păstrează pentru executarea obligațiilor, soluționarea reclamațiilor și apărarea drepturilor pe durata termenelor legale aplicabile. Registrele și documentele justificative care intră sub art. 25 din Legea contabilității se păstrează 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite; alte categorii pot avea obligații proprii.

Logurile tehnice și copiile de siguranță au criterii distincte: tipul informației, necesitatea livrării/securității serviciului, investigarea unui incident, durata relației de găzduire și ciclul de înlocuire a copiilor, cu excepțiile legale aplicabile furnizorului. Nu atribuim logurilor termenele interne de 12/24/36 luni și nu confundăm fereastra de vizualizare din panou cu ștergerea efectivă a tuturor datelor.

10. Cum gestionăm ștergerea și copiile

Gestionarea ștergerilor este manuală; site-ul nu oferă ștergere automată după expirarea termenului. Operatorul revizuiește periodic mesajele, separă documentele cu obligații legale de păstrare și gestionează eliminarea din ambele căsuțe și din conversațiile sau dispozitivele aflate sub controlul său.

Datele care nu mai sunt necesare se șterg sau se anonimizează ireversibil. O cerere de ștergere se analizează la primire, fără a aștepta expirarea termenului general. Un litigiu sau o obligație legală poate justifica păstrarea limitată a documentelor necesare, cu acces restrâns, nu arhivarea nelimitată a întregii căsuțe.

Dacă există copii de siguranță, datele șterse pot rămâne temporar până la înlocuirea acestora. La o restaurare trebuie reaplicate ștergerile sau restricțiile relevante. Nu promitem un termen de rotație sau o setare de backup care nu a fost confirmată și nu folosim backupurile pentru reluarea marketingului.

11. Drepturile tale și depunerea unei cereri

În condițiile GDPR poți solicita informare și acces, rectificare, ștergere, restricționare și te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim. Portabilitatea privește datele furnizate de tine, prelucrate automat pe baza consimțământului sau contractului, când sunt îndeplinite condițiile legale. Consimțământul poate fi retras pentru viitor, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Scrie la contact@xbeauty.ro sau la sediul social, descriind suficient solicitarea. Nu este necesar un formular special ori un cont WhatsApp. Verificăm identitatea proporțional, fără solicitarea automată a unei copii a actului; informațiile suplimentare necesare numai verificării se elimină după îndeplinirea scopului, dacă nu există un motiv separat de păstrare.

Răspundem fără întârziere nejustificată, în cel mult o lună de la primire. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni dacă numărul sau complexitatea cererilor justifică aceasta; comunicăm prelungirea și motivele în prima lună. Exercitarea drepturilor este, de regulă, gratuită; excepțiile pentru cereri vădit nefondate sau excesive sunt motivate conform legii.

Dacă o cerere nu poate fi satisfăcută integral, explicăm motivele și căile de contestare. Ai dreptul să depui plângere la ANSPDCP și să te adresezi instanțelor competente. Când legea impune, comunicăm destinatarilor rectificările, ștergerile sau restricțiile.

• ANSPDCP — informații și modalitatea de depunere a plângerilor

12. Cookie-uri, măsurare și marketing

Această versiune nu activează GA4, Meta Pixel sau identificatori de analiză/marketing prin aceste integrări. Fonturile sunt găzduite local. Aceasta nu exclude datele tehnice ale găzduirii ori tehnologiile serviciilor externe pe care alegi să le accesezi.

O cerere de ofertă nu reprezintă înscriere automată la newsletter sau consimțământ pentru campanii promoționale. Nu activăm newsletter ori remarketing prin această versiune. Orice introducere ulterioară necesită informare și, unde legea o cere, consimțământ separat. Un clic WhatsApp nu este raportat drept cerere primită sau vânzare.

Linkurile către WhatsApp, rețele sociale sau alte site-uri deschid servicii externe care au propriile politici.

13. Calculatoare și decizii automate

Calculatoarele și simulatorul efectuează calcule în browser. Motorul verificat nu transmite ipotezele sau rezultatele într-o bază centrală de leaduri; contactarea pe WhatsApp este o acțiune distinctă.

Rezultatele sunt estimări, nu decizii automate de acordare a unei finanțări sau de acceptare într-un parteneriat. Funcționalitățile site-ului nu decid exclusiv automat asupra persoanelor cu efect juridic ori impact similar semnificativ și nu activează profilare comercială prin tracking.

14. Securitate, furnizarea datelor și actualizări

Accesul la date este limitat la persoanele autorizate și la scopul pentru care este necesar. Site-ul folosește HTTPS. Nu promitem securitate absolută sau setări de autentificare ori criptare a backupurilor care nu au fost confirmate.

Furnizarea datelor pentru o discuție este voluntară. Fără date suficiente sau un canal valid de contact este posibil să nu îți putem răspunde ori formula oferta. Câmpurile formularului servesc redactării mesajului; poți folosi și butonul direct WhatsApp. Datele obligatorii pentru contract sau prevăzute de lege se solicită distinct, când devin necesare.

Actualizăm politica atunci când se schimbă fluxurile sau cerințele aplicabile. Pentru modificări importante ale prelucrărilor în curs, informăm persoanele în condițiile legii. Data versiunii este indicată la sfârșitul paginii.